Dokument och arkiv i ett nytt paradigm

”Informationsförvaltning” rymmer alla moment i organisationens informationshantering, från det att dokumentation skapas till dess den antingen utplånas eller förs över till arkiv och forskning. De objekt som förvaltas har den gemensamma egenskapen att de lagras på något medium – vilket medium är oväsentligt.

Informationsförvaltningen står nu mitt i ett paradigmskifte där det nya sättet att skapa och hantera information förändrar alla sektorer i samhället. Det analoga paradigm som etablerades efter 1875 innebar först och främst en våldsam tillväxt av de pappersbundna handlingarna, en ”pappersflod” som krävdes för att leda, organisera och styra ett alltmer komplicerat samhälle. Den uppgiften löstes under 100 år med hjälp av dokument som kan läsas med blotta ögat: papper, film, mikrofilm.
Informationens volym och struktur utvecklades efter 2:a världskriget i en utsträckning som på område efter område krävde övergång till maskinella metoder för produktion och bearbetning. Den IT-utveckling som pågått sedan 1960-talet är en förutsättning för att hantera informationsflödet i dagens samhälle – storskaliga miljöer, arbete i nätverk med ständig tillgänglighet, krav på effektivitet och tillförlitlighet. Efter 1975 har digitaliseringen erövrat det ena området efter det andra, en utveckling så genomgripande att vi bör tala om ett nytt paradigm.

Hur det nya paradigmet framträder:

  • Metadata. I dokumentations- och kunskapsarbete läggs allt mer tid på att producera och underhålla metadata och relativt sett allt mindre tid på brödtexter.
  • Dokumentation ersätter fysisk representation. Viktiga förhållanden och funktioner är inte längre synliga utan måste beskrivas och dokumenteras.
  • Den digitala informationens genomsyrande karaktär. Varken kärnverksamhet eller annan verksamhet kan längre bedrivas utan att de digitala informationssystemen är i arbete.
  • Linjeorganisationens tillbakagång. Verksamhet organiseras i allt högre grad på ett sätt som speglar och stödjer den logiska representationen av verksamhetsområden, affärsområden och processer samtidigt som den traditionella linjeorganisationen trycks tillbaka.
  • Den nya verksamhetslogiken. Dokumentationens koppling till fixerad tid och slutet rum upplöses, sekventiella analoga dokumentflöden ersätts av parallella kumulativa flöden.
  • Professioner möts i nya relationer. Gamla och nya administrativa funktioner tvingas närma sig varandra och – för första gången eller på nytt – definiera sina uppgifter och roller.

Två grundläggande faktorer i det nya paradigmet är den digitala dokumenthanteringen och utvecklingen av digitala system och nätverk och ”moln” där verksamhetsinformation både kommuniceras och lagras.
Det revolutionerande inslaget i detta är informationens skiljande från mediet, dvs att data och databärare uppträder som självständiga objekt. Ända fram till 1970-talet associerades originalhandlingar omedvetet till fysiska media med hårdlödd information där just kombinationen av ett visst fysiskt medium och en viss text skapade den handling som under vissa processuella förutsättningar kunde fungera som originalhandling. Den digitala handlingen däremot kan användas som originalhandling inte genom att texten eller bilden eller ljudet eller filmen sitter fastklistrad på en specifik och unik databärare – utan genom att den finns på någon databärare, att den vid behov kan föras över till annan databärare och tack vare detta kan överleva samt att den genom metadata och digital signatur kan bevisa att den är autentisk och tillförlitlig.