I ett kontinuum

En central aspekt på det nya paradigmet är flödesrummets inträde som begrepp eller metafor för miljöer där mänskliga aktiviteter pågår i tekniska infrastrukturer – digitala informationssystem, telekommunikation, nätverk.

Dokumentationens livscykel och kontinuitet
Traditionell dokument- och arkivhantering är en analog hantering som rör sig sekventiellt från kontoret via mellanarkivet till organisationens vilande slutarkiv, en linjär process där ansvaret steg för steg övergår från den som skapat informationen till den som slutgiltigt förvarar den, såvida den inte dessförinnan utplånas genom gallring. I traditionell analog dokumenthantering innebär överföringen till arkiv också en rumslig förflyttning till ett annat fysiskt rum, ofta en miljö för passiv förvaring.

I arkivteoretiska sammanhang brukar denna process kallas ”livscykel” trots att den egentligen inte alls är cyklisk utan linjär. Om vi vill beskriva flödet i processtermer kan vi säga att handlingarna vid en viss tidpunkt ej längre behövs i den aktiva processen. De kan då avhändas genom att antingen utplånas (gallras) eller överföras till en miljö där de erhåller nya användningsområden (t ex forskning).

Det digitala informationsflödet bryter upp denna ordning i viktiga avseenden:
  • även här existerar en ”livscykel” där dokumentet lämnar den aktiva processen, men den aktiva förvaltningen fortsätter ofta även därefter och en stor del av den arkiverade informationen utnyttjas som råvara för ny dokumentation
  • eftersom processen från upprättande/datafångst till arkivering inte kräver några fysiska åtgärder eller rumsliga förflyttningar kan tiden för ”arkivering” göras beroende av behoven enbart och därmed ibland närma sig noll
  • ”förvaring” och ”förvaringsplats” kräver inte längre en viss lokal utan handlar enbart om i vilket system informationen lagras och hur detta system hanteras – systemet blir en ”plats”.

Frank Upward och hans kollegor vid Monash Univertsity i Australien utvecklade under 1990-talet en modell som illustrerar hur den digitala verksamhetsinformationen flödar i nätverkssamhället – hur det infångade eller upprättade dokumentet genom olika slags metadata först upptas och registreras i ett system, därefter identifieras och kan användas/återanvändas även i processer som är helt skilda från den process där handlingen tillkom.