Ramverk

Dokument och arkiv i ett nytt paradigm
I ett kontinuum
Begrepp & definitioner
Anknytande ramverk

Standarder

”Informationsförvaltning” är ett ganska nytt begrepp, hämtat från den svenska översättningen av standarden ISO 30300 – Ledningssystem för verksamhetsinformation (LVI). Standarder som utvecklats av oberoende standardiseringsorgan har som egentligt syfte att formalisera och presentera branschens bästa erfarenheter. De befinner sig nära den produktionsmiljö där de ska tillämpas och spelar en ovärderlig roll för en rationell produktion samt för kvalitet i varor och tjänster. ISO 30300 med underliggande standarder utgör den viktigaste komponenten i det ramverk för informationsförvaltning som utvecklats under senare decennier. Ändamålet med dessa standarder är att underlätta för organisationer att skapa och vidmakthålla dokumentation som uppfyller krav autenticitet, pålitlighet, integritet och användbarhet. Tonvikten ligger här på strategier för informationsförsörjning, hantering av verksamhetskritisk och verksamhetsnyttig information samt en rationell dokumenthantering.

 

 

Lagstiftning

Ett annat viktigt ändamål är att garantera allmänhetens och intressenters möjligheter att spåra upp och ta del av handlingar, sörja för att handlingarna även i framtiden kan användas för forskning och som garanti för bestående rättigheter samt skapa och upprätthålla ordningar som garanterar att personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess inte sprids till obehöriga. Det rättsliga ramverk som stödjer detta finns främst i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, den nya Dataskyddsförordningen (GDPR), Arkivlagen och Arkivförordningen.

Sättet att hantera verksamhetsinformation påverkas dessutom av bestämmelser om registrering och dokumentation i olika registerlagar, t ex socialtjänstlagen och patientdatalagen. För statliga myndigheter gäller dessutom Riksarkivets olika föreskrifter.

Företag och andra privata juridiska personer är inte på samma sätt reglerade av lagar. Där gäller GDPR, likaså  bokföringslagen, men i övrigt är företag och enskilda organisationer i långa stycken fria att hantera sin dokumentation på det sätt de finner lämpligt.

 

 

Professionsteori

En tredje komponent i ramverket är den teoribildning som existerar. Teorin och det teoretiska arbetet är en förutsättning för professionens långsiktiga orientering och dess förmåga att hantera sin kärnuppgift.

Informationsförvaltningen innefattar flera yrkesroller som kan vara utformade på olika sätt – arkivarie, dokumentstrateg, registrator, övergripande informationsförvaltare – men gemensamt för alla är att de hanterar olika funktioner i informationsförvaltningen.

Den teori som har störst betydelse för informationsförvaltningen är proveniensprincipen – den som handlar om dokumentationens förhållande till de processer där den infångas eller upprättas och där dess autenticitet prövas. Det är den informationsförvaltande funktionens kärnuppgift att hantera verksamhetsinformationen så att dess samband med dessa processer bevaras. Frågor som berör detta har sysselsatt arkivarier som engelsmannen Hilary Jenkinson, amerikanen T R Schellenberg och svensken Nils Nilsson och bildat ett viktigt fundament för den arkivarieprofession som utvecklades under 1900-talet.

Efter 1975 har kärnuppgiften mer och mer kommit att handla om hur verksamhetsinformation kan migreras mellan olika elektroniska miljöer utan att genomgå sådana förändringar att dess trovärdighet kan ifrågasättas. I det digitaliserade samhället är detta perspektiv helt avgörande. Kanadensaren David Bearman, australiensaren Frank Upward och italienaren Luciana Duranti är exempel på nu verksamma arkivarier som lämnat betydande bidrag till detta.

Fungerande arbetsmodeller

Mellan teoribygget och de praktiska arbetsinsatserna finns modellverkstaden – erfarenhetsbaserade arbetsmodeller och normalprocesser som harmoniserar med teorin, som är realiserbara och som kan upprepas. En etablerad profession är i hög grad beroende av fungerande arbetsmodeller. Det ramverk för informationsförvaltningen som beskrivs på denna webbplats bygger i hög grad på sådana modeller.

Här presenteras även en samlad modell för hela informationsförvaltningen. Syftet med denna är att visa hur kontinuerliga processer för styrning av informationsförvaltningen (governance)  – modeller för analys, planering och uppföljning – bidrar till högre kvalitet i informationsförvaltningens praktiska funktioner. Dessa saker redovisas ingående under rubrikerna Styrning och Praktiska huvudfunktioner.